YLEISTÄ TIETOSUOJAKÄYTÄNTEISTÄMME
Yksityisyyden suojaaminen on meille erityisen tärkeää – haluamme säilyttää henkilötietosi tietoturvallisesti. Tällä sivulla löydät tietoja siitä, kuinka keräämme, käsittelemme, säilytämme henkilötietojasi ja mitä tarkoitusta varten niitä keräämme. Lisäksi kerromme, miten voit tarkistaa omat tietosi rekisteristä ja vaatia niiden poistamista, oikaisemista tai korjaamista tai muuta täydentämistä.
Henkilötietoja käsitellään tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön, kuten yleisen tietosuoja-asetuksen (”GDPR”) ja kansallisen tietosuojalainsäädännön sekä eri viranomaisten ja Suomen Asianajajaliiton antamien ohjeiden, määräysten ja suositusten mukaisesti.
1. Rekisterinpitäjä
Asianajotoimisto Lexicum Ky (y-tunnus )
2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Timo Salonen
puh. +358 50 541 2820
email: timo.lexicum.salonen@gmail.com
3. Henkilörekisterin nimi
– Asianajotoimisto Lexicum ky toimeksianto-, asiakas- ja laskutusrekisteri (ensisijainen)
– Yhteistyökumppanirekisteri
– Mainos- ja markkinointirekisteri
Käsittelemme henkilötietoja mm. seuraavissa yhteyksissä:
- Asiakassuhteet (suoranaiset toimeksiannot), muut asiakasasiat sekä yhteistyökumppaniasiat;
- Verkkosivuillamme ja muissa sosiaalisen median alustuilla käytettävät evästeet
- Mahdollisissa rekrytointi- ja muissa työhönottotilanteissa
- Mainos- ja markkinointikampanjat
- Lakisääteiset tehtävät, kuten esimerkiksi asianajotoimistoja velvoittava rahanpesun torjunnan ja terrorismin estämistä koskevat säännöt ja näihin liittyvät asiakkaan tuntemista ja tunnistamista koskevat velvoitteet
4. Rekisteröityjen henkilöiden ryhmät
4.1 Henkilöasiakkaat
Henkilöasiakkaiden osalta toimeksianto-, asiakas- ja laskutusrekisteriin tallennetaan asiakkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä muut toimeksiannon hoitamiseen ja laskuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on joko suullinen tai kirjallinen toimeksiantosopimus tietyn toimeksiannon suorittamiseksi.
Toimeksiannon hoitaminen saattaa edellyttää myös vastapuolen ja hänen edustajansa em. henkilötietojen keräämistä. Henkilötietoja kerätään ainoastaan siinä laajuudessa ja tarkoituksessa kuin toimeksiannon suorittaminen edellyttää.
Asiakkaan ja tämän läheisten henkilötietojen keräämiseen on asianajotoimistoilla lakisääteinen velvollisuus mm. rahanpesun ja terrorismin rahoittamista estävän lainsäädännön nojalla. Noudatamme tämän ja muun pakottavan lainsäädön tuomia velvoitteita asiakkaiden henkilötietojen keräämisestä sekä asiakkaiden ja tämän läheisten tuntemista ja tunnistamista koskevaa säännöstöä, vaikka se ei sinänsä olisikaan yksittäisen toimeksiannon hoitamisen kannalta välttämätöntä ja tarpeellista.
Toimeksiannon päättymisen jälkeen asiakastietoja saatetaan käsitellä esteellisyystarkistusten suorittamiseksi siinä laajuudessa, kuin on aiheellista ja tarpeen.
Tässä todetut henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään ja tarvittavilta osin julkisista rekistereistä sekä muista luotettavista lähteistä lainsäädännön sallimissa rajoissa.
Henkilötietoja kerää ja käsittelee pääsääntöisesti toimeksiannon vastuujuristi ja muulla henkilökunnalla on oikeus päästä henkilötietoihin ja käsitellä niitä tämän toimenkuvan ja tehtävän edellyttämässä laajuudessa.
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille ilman asianomaisen henkilön lupaa tai ellei pakottava lainsäädäntö velvoita niitä luovuttamaan viranomaiselle tai muulle kolmannelle osapuolelle. Tietoja ei kuitenkaan luovuteta Euroopan unionin ulkopuolelle kuin pakottavasta syystä.
Toimeksiantoon liittyvät tiedot säilytetään Asianajajaliiton suositusten mukaisesti. Tiedot hävitetään tuhoamalla arkistossa olevat asiakirjat ja sähköiset tallenteet siltä osin, kuin niitä ei enää tarvita esim. esteellisyyden tarkistamiseen.
4.2 Yritysasiakkaat
Yritysasiakkaan osalta asiakas- ja laskutusrekisteriin voidaan tallentaa yritysasiakkaan nimi, yritysasiakkaan edustajan, edustamiseen oikeutetun ja muodollista tai tosiasiallista päätösvaltaa käyttävän henkilön nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä muut toimeksiannon hoitamiseen ja laskuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot.
Muilta osin noudatetaan soveltuvilta osin kohdassa ”Henkilöasiakkaat” lausuttua.
4.3 Mainos-, markkinointi ja yhteistyökumppanirekisterit
Näihin rekistereihin kerätään henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin on tarpeen kuitenkin enintään ne tiedot, mitä henkilö- ja yritysasiakkaiden osalta edellisissä kohdissa on lausuttu.
Rekisterien tietoja käytetään ainoastaan mainos- ja markkinointitarkoituksiin sekä yhteistyökumppanisuhteiden hoitoon.
Tiedot rekistereistä poistetaan, kun niitä ei enää voida katsoa tarvittavan mainos- ja markkinointikampanjoiden tms. hoitoon tai yhteistyökumppanisuhde on päättynyt.
Muilta osin noudatetaan soveltuvilta osin kohdissa 4.1 ja 4.2 lausuttua.
4.4 Evästeet eli cookiet
Evästeillä tarkoitetaan tässä tekstitiedostoja, jotka lexicum.fi -sivuston palvelin tallentaa käyttäjän kiintolevylle tai mobiililaitteen muistiin. Käyttäjän verkkoselain yleisesti hyväksyy oletusasetuksilla evästeet. Selaimen asetuksista käyttäjä voi halutessaan estää evästeiden käytön tai poistaa evästeet selaimesta palvelun käytön päätyttyä. Ohjeita selaimen asetuksista löytyy yleisesti selaimen valmistajalta. Lähtökohtaisesti lexicum.fi sivusto katsoo, että vastaanottaja hyväksyy kaikki evästeet vierailemalla sivustoilla ja on vastaanottajan vastuulla joko estää tai poistaa evästeiden käyttö.
4.5 Rekrytointirekisteri
Siltä osin kuin saamme työ- ja harjoittelupaikkahakemuksia rekisteröimme hakemukset erilliseen rekrytointirekisteriin. Rekisteri sisältää pääsääntöisesti ainoastaan hakijoiden itsensä toimittamia henkilötietoja. Rekisterissä olevia tietoja ei käytetä muihin kuin rekrytointitarkoituksiin. Tiedot rekisteristä poistetaan kun on aiheellista katsoa, ettei niille ole enää käyttöä rekrytointiprosessien yhteydessä.
5. Rekisteröidyn oikeudet
5.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
Tämä rekisteröidyn oikeus sisältää mm. oikeuden saada tietoa siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja, mitä henkilötietoja käsitellään ja mitä varten tietoja käsitellään. Sinulla on myös oikeus pyytää, että virheellisiä tai puutteellisia henkilötietoja korjataan.
Pääsy henkilötietoihin edellyttää asiakkaan tunnistamista luotettavalla tavalla. Näin henkilötiedot suojataan sivullisilta ja oikeudettomilta tiedusteluilta. Pyydetyt tiedot toimitetaan viimeistään kuukauden kuluessa.
Mikäli tallennetuissa henkilötiedoissa havaitaan virheitä, puutteita tai muita epätäsmällisyyksiä ne oikaistaan viipymättä ja viimeistään, kun tätä koskeva pyyntö on esitetty.
Pääsy henkilötietoihin on pääsääntöisesti maksutonta, mutta tietyissä erityistapauksissa rekisterinpitäjällä on oikeus periä tästä kohtuullinen maksu.
5.2 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Tällainen oikeus on olemassa esimerkiksi silloin, kun henkilötietoja käsitellään mainos- tai markkinointitarkoituksia varten. Henkilö voi milloin vain pyytää tällaisia tarkoituksia varten tallennettujen henkilötietojen poistamista ja mainos- ja markkinointitoimien lopettamista.
Rekisterinpitäjä poistaa tallennetut henkilötiedot viipymättä pyynnön esittämisestä ja lopettaa mainos- ja markkinointitoimet pyynnön esittäjää kohtaan.
5.3 Oikeus tietojen poistamiseen
Voit myös pyytää henkilötietojesi poistamista, kun jokin seuraavista ehdoista täyttyy:
- henkilötietojasi ei enää tarvita tarkoituksiin, joihin ne on kerätty
- henkilötietojesi käyttö perustuu antamaasi suostumukseen ja haluat peruuttaa antamasi suostumuksen
- henkilötietojen käsittely on lainvastaista tai
- henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjää sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Rekisterin pitäjä poistaa poistettavaksi pyydetyt henkilötiedot viipymättä pyynnön esittämisestä ja poistamisperusteen oikeellisuuden varmistamisesta.
Tietyissä lähinnä hoidettavina oleviin toimeksiantoihin liittyvissä tilanteissa salassapitovelvollisuus ja muut lakisääteiset velvoitteet voivat estää rekisterinpitäjää luovuttamasta tai poistamasta rekisteröidyn henkilötietoja tai osaa niistä tahi muutoin estää rekisteröidyn käyttämästä oikeuksiaan.
6. Yhteydenotot rekisterinpitäjään
Kaikissa tätä selostetta koskevissa tietosuoja-asioissa voitte olla yhteydessä suoraan rekisterin tietosuojavastaavaan, jonka yhteystiedot löydät selosteen alusta tai jättämällä meille yhteydenottolomakkeemme kautta yhteydenottopyynnön.